Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn die bisherige Arbeit wegen einer Krankheit oder eines Unfalls nicht ausgeübt werden kann oder wenn ein medizinisch begründetes Risiko besteht, dass sich der gesundheitliche Zustand durch Weiterarbeiten verschlechtern würde.
Eine Krankschreibung ist Voraussetzung für Entgeltfortzahlung und Krankengeld oder Verletztengeld. Bei einer Krankschreibung von gesetzlich Versicherten bescheinigt der Arzt die Arbeitsunfähigkeit in der Regel digital an die Krankenkasse und der Arbeitgeber muss sie bei der Krankenkasse abrufen (= elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, eAU). Nur noch ausnahmsweise müssen Versicherte eine Krankschreibung (= Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, AU) auf Papier einreichen, aber Arbeitnehmende sind immer dazu verpflichtet, ihren Arbeitgeber sofort über eine Arbeitsunfähigkeit zu informieren, z.B. per Telefon oder E-Mail.
Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer wegen einer Krankheit oder eines Unfalls nicht mehr seiner bisherigen Arbeit nachkommen kann, oder wenn das Arbeiten zu einer Verschlechterung des Gesundheitszustands führen könnte. Zur Abgrenzung der Arbeitsunfähigkeit von einer Erwerbsminderung und einer Berufsunfähigkeit unter Erwerbsminderung.
Informationen zur Arbeitsunfähigkeit bei Arbeitslosigkeit unter Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit.
Eine lückenlose Krankschreibung (= Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit) ist wichtig, um Nachteile zu vermeiden, z.B. beim Bezug von Krankengeld.
Lückenlos heißt, dass eine erneute Krankmeldung an dem Tag erfolgt, der auf den letzten Tag der vorherigen Krankmeldung folgt. Samstage gelten bei der Beurteilung der lückenlosen Krankmeldung für das Krankengeld nicht als Werktage. Es sollten z.B. auch Samstage, Sonntage, Feiertage, Urlaubstage oder arbeitsfreie Tage bei flexibler Arbeitszeit ("Brückentage") in die Krankschreibung eingeschlossen sein.
Das Terminservice- und Versorgungsgesetz hat die Regeln zur Lückenlosigkeit beim Krankengeld gelockert: Der Anspruch auf Krankengeld bleibt auch dann bestehen, wenn die weitere Krankschreibung nicht am nächsten Werktag, sondern innerhalb eines Monats erfolgt. Der Anspruch auf Krankengeld ruht aber so lange, bis die Krankschreibung bei der Krankenkasse eingeht. Vor dieser Gesetzesänderung konnte durch eine lückenhafte Krankschreibung der gesamte zukünftige Krankengeldanspruch entfallen.
Kassenärzte dürfen den Beginn der Arbeitsunfähigkeit nur in Ausnahmefällen nach gewissenhafter Prüfung rückdatieren und in der Regel nur um bis zu 3 Tage (§ 5 Abs. 3 Satz 2 Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie).
Kranschreibungen sind auch per Video oder Telefon möglich (§ 5 Abs. 5 und 5a Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie).
Eine Krankschreibung ist über eine Videosprechstunde möglich, wenn die Arztpraxis das anbietet und wenn das bei der Erkrankung möglich ist:
Eine telefonische Krankschreibung ist nur möglich, wenn keine Krankschreibung per Videosprechstunde möglich ist, die erkrankte Person in der Arztpraxis bekannt ist und keine schwere Symptomatik vorliegt. Die Erstbescheinigung kann dann für bis zu 5 Tage ausgestellt werden. Für Folgebescheinigungen muss die erkrankte Person in die Arztpraxis kommen, außer die Erstbescheinigung wurde bei einem Praxisbesuch ausgestellt.
Unter diesen Bedingungen können auch Eltern für ihre kranken Kinder per Video oder Telefon eine Bescheinigung über deren Krankheit bekommen. Voraussetzung ist, dass das Kind unter 12 Jahre alt ist oder eine Behinderung hat und auf Hilfe angewiesen ist. Näheres zum Kinderkrankengeld für berufstätige Eltern unter Kinderpflege-Krankengeld.
Versicherte haben keinen Anspruch auf eine Videosprechstunde oder telefonische Krankschreibung. Diese Entscheidung liegt im ärztlichen Ermessen.
Arbeitnehmende sind verpflichtet, ihrem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EntgFG). Wer sich im Ausland aufhält, muss außerdem die Adresse des Aufenthaltsorts nennen (§ 5 Abs. 2 S.1 EntgFG). Eine telefonische Mitteilung genügt.
Die Krankschreibung und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU ist kein Ersatz für diese Mitteilung.
Arbeitnehmende müssen eine länger als 3 Tage dauernde Arbeitsunfähigkeit spätestens am nächsten Arbeitstag ärztlich feststellen lassen, das heißt, sie müssen sich krankschreiben lassen (§ 5 Abs. 1 S. 2 EntgFG). Feiertage und Wochenenden zählen bei den 3 Tagen mit.
Beispiel:
Arbeitgeber dürfen die Frist verkürzen, so dass z.B. schon am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Arztbesuch nötig wird. Das kann z.B. im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag stehen oder in einer Weisung des Arbeitgebers für die Zukunft. Es kann auch für einzelne Beschäftigte eines Betriebs festgelegt werden, obwohl es für andere nicht gilt.
Gesetzlich Krankenversicherte (= Kassenpatienten) müssen seit 1.1.2023 in der Regel keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr bei ihrem Arbeitgeber einreichen.
Auch wer Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld bezieht oder beantragt hat, muss seit 1.1.2024 bei der Agentur für Arbeit keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Die Agentur für Arbeit macht wie ein Arbeitgeber den Abruf bei der Krankenkasse. Ausnahmen siehe unten unter "Papierform".
Wer einen Minijob (geringfügige oder kurzfristige Beschäftigung) in einem Privathaushalt macht, muss weiterhin bei mehr als 3-tägiger Arbeitsunfähigkeit am nächsten Arbeitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform beim privaten Arbeitgeber vorlegen.
Wer eine Maßnahme von der Agentur für Arbeit macht, sollte vor Beginn der Maßnahme erfragen, ob und ggf. wo im Krankheitsfall eine Papierbescheinigung vorlegt werden muss. Das hängt nämlich von der Art der Maßnahme ab:
Wer Bürgergeld bezieht, muss dem Jobcenter in der Regel bei mehr als 3-tägiger Arbeitsunfähigkeit eine Papierbescheinigung vorlegen. Anders als die Agentur für Arbeit können die Jobcenter keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) abrufen.
Nur wenn Bürgergeld-Beziehende gerade eine Maßnahme machen, ist es unterschiedlich, ob und ggf. wo sie eine Papierbescheinigung einreichen müssen. Deshalb sollten sie immer vor Maßnahmenbeginn beim Jobcenter nachfragen, damit sie im Krankheitsfall Bescheid wissen. Wer sich unsicher ist, sollte vorsorglich beim Jobcenter und bei der Agentur für Arbeit und beim Maßnahmenträger eine Papierbescheinigung einreichen.
In folgenden Fällen muss immer eine Papierbescheinigung vorgelegt werden, und zwar nicht nur dem Arbeitgeber (bzw. der Agentur für Arbeit/dem Jobcenter/dem Maßnahmenträger), sondern auch der Krankenkasse:
Betroffene müssen sich einen extra Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber bzw. die Agentur für Arbeit, das Jobcenter, den Maßnahmenträger und ggf. auch für ihre Versicherung geben lassen, damit sie ihren eigenen behalten können. Auch für die Vorlagepflicht kann der Arbeitgeber, die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Frist verkürzen.
Ebenfalls eine ärztliche Bescheinigung vorlegen müssen Arbeitnehmende in folgenden Situationen:
Das liegt daran, dass es sich dabei nicht um Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen handelt, sondern um spezielle ärztliche Bescheinigungen. Für sie gilt nicht das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
In der AU-Bescheinigung für den Arbeitnehmer werden die Diagnose und die voraussichtliche Krankheitsdauer vermerkt. Die voraussichtliche Krankheitsdauer wird in der Regel bis maximal 2 Wochen angegeben, bei besonderen Krankheitsverläufen bis maximal 4 Wochen. Es können auch Angaben zu weiteren erforderlichen Maßnahmen, z.B. Leistungen der medizinischen Reha, gemacht werden. Zudem wird vermerkt, ob es sich um eine Erstverordnung oder um eine Folgeverordnung handelt.
Arbeitgeber erhalten nur folgende Informationen:
Diese Daten sind notwendig, um den Arbeitgeber über den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Es werden allerdings keine weiteren medizinischen Details oder Diagnosen übermittelt, um den Datenschutz der Versicherten zu wahren. Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitgeber jedoch eine sog. Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse stellen, um herauszufinden, ob mehrere Krankheitszeiten auf derselben Ursache beruhen, Näheres dazu siehe Entgeltfortzahlung unter "Dauer der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall".
Sowohl Arbeitgeber als auch Krankenkasse sind zunächst an die AU gebunden. Sie reicht normalerweise aus, um die Arbeitsunfähigkeit zu beweisen. Wenn die äußeren Umstände aber Zweifel an der Richtigkeit der AU aufkommen lassen, kann sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse wenden. Diese kann den Fall unter Hinzuziehung des Medizinischen Dienstes (MD) gesondert prüfen.
Weil Bettruhe bei vielen Erkrankungen weder nötig noch sinnvoll ist, ist es oft unberechtigt, wenn ein Arbeitgeber eine Krankschreibung anzweifelt, weil ein Arbeitnehmer z.B. Sport treibt oder einer anderen Arbeit nachgeht, für die keine Arbeitsunfähigkeit besteht. Beispiel: Bei einigen psychischen Erkrankungen können Sport und Beschäftigung sogar wichtig für die Genesung sein. Näheres unter Entgeltfortzahlung.
Bis Ende 2021 konnten Arztpraxen die AU als "gelben Schein" ausstellen. Das war ein Formular mit Durchschlägen, damit das Original an die Krankenkasse geschickt werden konnte und je ein Durchschlag an den Arbeitgeber (ohne Diagnose) und den Versicherten gehen konnte sowie eine Ausfertigung beim Arzt bleiben konnte.
Nach 6 Wochen Krankschreibung müssen Arbeitgebende den Lohn oder das Gehalt nicht mehr weiterzahlen, Näheres unter Entgeltfortzahlung. Versicherte können dann Krankengeld oder Verletztengeld bekommen.
Ab der 7. Krankheitswoche übersendet die Krankenkasse dem Arbeitgeber einen Vordruck für eine Verdienstbescheinigung. Dort trägt der Arbeitgeber die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Angaben ein.
Bei einer Arbeitsunfähigkeit, die länger als 6 Wochen andauert, prüfen Ärzte bei der Folgekrankschreibung auch, ob eine Stufenweise Wiedereingliederung möglich ist.
Bei Arbeitsunfähigkeit im Ausland gibt es keine eAU. Arbeitnehmende müssen die Arbeitsunfähigkeit, ihre Dauer und die Adresse ihres Aufenthaltsorts unverzüglich ihrem Arbeitgeber und als gesetzlich Versicherte auch ihrer Krankenkasse melden. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, müssen sie sich um eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit kümmern und diese in Papierform an Arbeitgeber und Krankenkasse schicken.
Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausländischer Ärzte kann die Krankenkasse den Medizinischen Dienst (MD) heranziehen. Die Krankenkasse ist jedoch an die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Versicherungsträger eines EU-Landes gebunden, wenn die Krankenkasse nicht von der Möglichkeit Gebrauch macht, den Versicherten von einem Arzt ihrer Wahl untersuchen zu lassen. Die Tage, an denen der Arbeitnehmer erkrankt ist, zählen nicht als Urlaubstage, wenn sie durch ärztliches Zeugnis nachgewiesen worden sind (§ 9 Bundesurlaubsgesetz).
Der Antritt einer Urlaubsreise während der Arbeitsunfähigkeit ist nur möglich, wenn die Reise keinen Nachteil für die Genesung bringt. Arbeitnehmende sollten sich das im Zweifel durch ein ärztliches Attest bestätigen lassen.
Eine Auslandsreise während des Bezugs von Krankengeld muss unbedingt vorher mit dem Arbeitgeber und der zuständigen Krankenkasse abgesprochen werden. Krankengeldbeziehende dürfen die Reise nur mit Zustimmung der Krankenkasse antreten. Beim Bezug von Krankengeld müssen sie nämlich prinzipiell für die Kasse erreichbar sein, da z.B. Termine für Untersuchungen beim Medizinischen Dienst (MD) anfallen können.
Normalerweise kann ein gesetzlicher Urlaubsanspruch (dazu gehört auch der gesetzliche Zusatzurlaub für Menschen mit Schwerbehinderung) nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorher rechtzeitig auf das drohende Verfallen des Urlaubsanspruchs hingewiesen und aufgefordert hat, den Resturlaub zu nehmen und der Arbeitnehmer dann freiwillig auf den Urlaub verzichtet hat. Ein gesetzlicher Urlaubsanspruch verfällt ohne die Aufforderung zum Nehmen des Resturlaubs weder am Ende des Kalenderjahrs, noch nach den 3 Monaten im Folgejahr, auf die der Urlaub per Gesetz übertragbar ist, noch wegen Verjährung nach 3 Jahren.
Wenn der gesetzliche Urlaub aber krankheitsbedingt nicht genommen werden kann, verfällt er unter Umständen ohne vorherige Aufforderung des Arbeitgebers, den Resturlaub zu nehmen, weil die Aufforderung ohnehin nichts bringen würde:
Diese Regeln ergeben sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und des Europäischen Gerichtshofs (EuGH).
Für Zusatzurlaub, der auf Grund eines Tarifvertrags oder Arbeitsvertrags gewährt wird, können andere Regeln gelten.
Unter bestimmten Umständen kann ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer auch während der Arbeitsunfähigkeit kündigen, Näheres unter krankheitsbedingte Kündigung.
Wenn ein Arbeitnehmer gekündigt hat und genau für die Zeit der Kündigungsfrist eine AU vorlegt, kann das Konsequenzen für ihn haben. Der Arbeitgeber kann die Arbeitsunfähigkeit anzweifeln und die AU reicht ggf. nicht als Beweis. Weitere Informationen bietet die entsprechende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts unter www.bundesarbeitsgericht.de/ > Presse > Pressemitteilungen > 8.9.2021 Erschütterung des Beweiswerts einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Arbeitgeber können das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit auch aus anderen Gründen anzweifeln, z.B. wenn
Konsequenzen können dann z.B. eine Abmahnung, die Rückforderung der Entgeltfortzahlung oder eine (fristlose) Kündigung sein. Wenn es zu einem Gerichtsverfahren kommt, ist meist entscheidend, ob die Ausstellung der Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß anhand der Vorgaben der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie ausgestellt wurde und Arbeitnehmer ihre Symptome, Einschränkungen und ärztliche Handlungsvorgaben genau schildern können. Oft entscheiden Gerichte zugunsten der Arbeitgeber, da in der Praxis die Vorgaben der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie nicht genauestens eingehalten werden und Arbeitnehmer sich nach der meist langen Zeit, die bis zum Gerichtsverfahren vergeht, nicht mehr exakt an alle Einzelheiten ihrer Erkrankung erinnern können.
Die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie kann beim Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) heruntergeladen werden unter www.g-ba.de > Richtlinien.
Stufenweise Wiedereingliederung